实验室生产力取决于有效的人员配备和优先决策
近期一项调查结果显示，大多数实验室都在预算与人员方面面临挑战。在此背景下，实验室需要以更少的投入实现更大的产出。为达成这一目标，实验室经理必须聚焦于打造数据驱动的工作流程，从而合理确定工作优先级，灵活且高效地安排工作。接下来，将为您介绍一些策略，助力实验室经理通过有效的调度方式，优化在实验室人员、设备与流程方面的投入回报 。
可变工作量负荷
大多数实验室的工作负载并非一成不变，而是呈现出明显的波峰波谷。以具备多种功能的分析测试实验室为例，其每个细分功能模块，诸如样品前处理、仪器分析、数据处理等，各自的工作强度都会经历高峰与低谷的交替。而整个实验室的工作量，便是由这些不同功能模块的工作量曲线叠加汇总而成。
为大幅提升成本效益，实验室的人员配置与工作节奏，需把控在高峰需求与低谷状态之间的平衡点。若完全按照高峰工作量来配备人员，人力成本会大幅攀升，还会造成专业人才在业务低谷期无事可做，专业技能被闲置浪费 。反之，若依据低谷工作量来安排人手，一旦业务量突增，关键技术工作就会积压，导致项目延期，甚至无法完成既定任务，这必然会让实验室难以满足关键利益相关者的需求，损害自身信誉。
为契合预算规划、达成利益相关者的预期，实验室在人员配置上，应依据工作量曲线的中间水平来安排。这一适中的人员配置策略，能为实验室开展调度工作筑牢根基，使其在生产力展现与灵活应变上皆游刃有余。借此，无论是应对工作量的波动，还是执行各类实验任务，实验室都能通过合理调度，有条不紊地推进工作，既避免资源闲置浪费，又能确保各项任务按时交付。
实验室调度决策的信息输入
有效的调度决策能够从诸多不同维度的信息输入中获得显著助力：
- 实验室每个不同功能区域的动态工作量数据。这通常可以从实验室信息管理系统（LIMS）获得。
- 哪些员工最适合执行特定任务。这通常可以从质量管理体系（QMS）中的培训记录中获得。
- 技术工作的可投入工时数据至关重要。它涵盖了不同专业领域的全职人员当量，即把兼职、临时人员换算为全职人员的等效数量，也包括在运营过程中产生的各类间接成本，以及员工按规定享有的带薪休假时间 。这些信息综合反映了在实际工作中，真正能够投入到技术工作上的有效时间，为精准规划调度提供不可或缺的数据支撑 。
- 所需设备的可用性。这通常可以从质量管理体系中获得。
- 不同活动需要多长时间的预期。这通常可以从时间表数据中获得。
- 利益相关者的期望和截止日期。这通常可以在LIMS中找到。
工作优先级
实验室经理需做出优先级决策，以此助力团队优化工作流程。艾森豪威尔矩阵便是一种行之有效的优先级排序工具。这是一个2x2的矩阵，通过直观呈现重要性和紧迫性的高低评估，为工作划分提供清晰指引。
在实际运用中，当重要性与紧迫性双高的任务出现时，实验室经理要即刻推动团队集中精力处理，确保这类任务迅速且高质量地完成。对于重要性高但紧迫性低的工作，应提前做好规划，合理安排资源和时间，稳步推进，避免其转化为紧急任务。同时，严格限制低重要性活动的开展，避免团队资源和精力过度分散，从而全方位提升整体工作效率。
艾森豪威尔矩阵示例
提高实验室运营灵活性
实验室管理人员可以采取以下行动来提高实验室的运营灵活性
- 交叉培训：增加能够负责重要活动的人员数量。这使得当员工的主要工作领域经历工作量低谷时，可以更好地利用他们。
- 监控进度：积极跟踪LIMS中所有项目的状态。
- 记录标准方法-确保重要活动的一致表现并减少培训所需的时间。
- 考虑外包选项——让实验室专注于它最擅长的事情，并寻找外部合作伙伴来处理一次性项目。
- 专注于优势——帮助员工发展他们的优势，并主要在他们内部工作。减少在弱点工作的时间。
- 委派决策并培训区域领导者做出良好的数据驱动决策
那些能够持续精准做出有效优先级决策，并着力培养员工具备高度灵活性的实验室经理，将带领团队显著提升工作效率与产出效能。在他们的引领下，实验室内部资源得以合理调配，各项工作有序推进，从而有力推动实验室成功达成自身使命，顺利实现预定目标。