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仪器设备利用率监控

资产管理中非常关键却一直被忽略的部分

· 资产管理,利用率,监控

数据是创新的地基

不论在哪个行业,科学实验室是很多伟大发现、发明以及创新的发源地。在如此高科技,充满不断创新的实验室里,您是否也有创新的资产管理来应对呢?

iLabService为您提供创新的资产管理套件,让您可以便捷有效地“看”到并“听”到您的仪器设备的运行状态,协助您制定创新、有效的实验室运营策略。

这一期,我们将着重讲述,如何借助设备利用率的数据来提高实验室的运营效率

”随时随地了解所有设备的利用情况,可以更有效地安排工作” - Mr. Zhou,Lab Manager

”以仪器设备的实际利用率数据为依据做年度财务预算,可以实现对资源有更高效的利用,纵观整个企业,这将是一笔不小的节流” - Mr. Fletcher,VPGM

“像我们保养自己的汽车一样,依据实际使用时间或者使用次数来维护保养我们的设备,我觉得更安全,更合理,更省钱” - Ms. Kunes, Director Operation​

资产管理现状

随着社会的发展及科学技术的进步,科学实验室也有着日新月异的变化。如今,我们的实验室正朝着更高效、更灵活、更智能的方向发展。提到科学实验室,人们首先会想到科学家,科学实验,除此之外,仪器设备这些资产也是实验室一个重要组成部分,这也是科学实验室运营区别于普通运营的地方。

如果您稍加留意就会发现, 您实验室里种类繁多的仪器设备都来自不同的国家、不同的品牌,再加上实验室科研课题项目的不断变化、实验人员组成的不断更新、仪器设备系统组成的复杂化,所有这些因素,都对实验室的仪器设备资产管理带来更多更新的挑战。

如今越来越多的设备正在变得智能化,然而仅是单台设备的智能化只会给您带来更多散落的数据点。这些散落的数据点之多使设备的智能化变得有些鸡肋。当您面对上百上千台设备的时候,当您面对繁杂的实验流程的时候,您必须要登录不同的平台去浏览并处理仪器设备数据以及各类不同规格的提醒/报警。这反而会给您的工作带来更多的负担。因此,单台设备的智能化,并没有为科学实验者和仪器设备管理者带来预想中的便利。

真正的智能资产管理,并不是简单的将一台设备连接到云端。而是把所有的设备都有效地管理起来。这是一个由抓取数据到把数据转化为有价值的决策力的过程。是指在一个综合平台上,实时了解到实验室各种设备的运行状态,基于实时、历史数据,利用机器学习算法模型,让数据分析变得智能化,为您的决策提供数据支持。而这个平台应该具有一定灵活性,满足不断变化的用户需求和设备配备。 - iLabService

一直被忽略的利用率

资产管理的基本要素就是要抓取实验室中各类有用的数据,例如资产维修历史记录、资产维保信息等等。这些基本概念已经深入人心。

我们在走访了各行业不同的实验室之后,听到越来越多的声音是对更高效更灵活的实验室管理的需求以面对越来越激烈的市场竞争。那么,我们该如何满足“提高效率”、“降低成本”、“提高ROI”这些诉求呢?

要满足这些诉求,我们首先要了解到:哪些仪器需要服务合同?哪些仪器我们应该再采购?哪些仪器应重新部署、如何部署?对于这些问题,我们发现,实验室经理和管理人员,经常是基于他们的经验和个人判断来推断每台设备的利用情况,凭借直觉来分配有限的资源,管理他们昂贵的资产。管理者非常想知道仪器设备的利用率,因为这是做出最优化决策的关键。然而,以目前的管理方法来看,更多的管理途径是通过手工记录及直觉判断。我们的管理者也非常希望看到真实有效的数据,这样他们可以在任何时间和地点,对于设备使用情况有更深入的了解。

利用率的意义

在经济快速增长的时期,关于生产率和运营效率的问题很少被提起。然而,随着市场竞争的激烈,企业管理对于低成本的需求不仅仅停留在生产层阶段,越来越多的管理者,在重视创新研发的同时,也同时重视研发的成本,以及科研人员的工作效率,从而提高企业竞争力。

一般情况来说,一个普通制药企业的研发实验室,大概有300名研发人员,1千到2千台资产设备,这种情况下,设备的维护维保费用、服务合同费用、折旧率和不必要的设备购买,这些非必需的开支和可能产生的节省,经统计每年总计可能超过1000万美元(将近6千8百万人民币) !

传统解决方案

减轻这些经常性运营费用并对仪器设备资产做出最优化组合的方法,就是抓取准确的利用率数据。

获得利用率这个有价值的数据的方法,大部分客户都表示存在一定的困难:无法准确跟踪设备数量和位置,资产清查本身就是一个很大的工作量,目前只能利用有限的手工报告作为参考;仪器分布在多个实验室、科研人员有限的时间、以及使用情况信息呈现碎片化,很难准确有效抓取这个信息。目前,用于获得利用数据的常用方法是:

  • 记忆,直觉: 走访过程中我们发现,需要了解某台设备的利用率最简单、最常用的方法就是“问”。在比较小型的实验室里,实验室经理可以凭借他们的经验、观察、以及直觉来进行判断。这当然是一种很有效的方法,但缺乏数据的支持,对于预算的申请,这些实验室经理也时常会感到不能够理直气壮地对领导层表达自己的诉求以及缺乏数据来体现自己的管理效率。
  • 纸质日志:在学术界甚至大型药厂研发实验室,实验室管理人员目前的共同做法是使用纸质日志和大白板来跟踪使用情况。这个解决方案很简单。纸质日志可以很简单的记录每一台仪器的每一次运行。此外,实现这样一个系统也是低成本的。而且科学家不需要学习就可以掌握这种方法。虽然这种方法很简单且低成本,但是纸质日志很难维护并且有着很大的局限性。首先,数据的可靠性完全依赖于科研人员数据记录的合规性。而实际上,在我们走访中发现,纸质日志经常散落在试验台的角落,而里面的数据并不连贯。不难推断出,很多使用情况并没有准确记录在内。其次,实验室经理往往需要二次整理这些数据。他们负责定期收集记录,并手动输入到计算机文档中 (例如excel电子表格)。这种方法很麻烦,及其容易出错,而且还是一个十分冗杂的任务。最后,纸质日志是非常容易错放,丢失,被各种污渍损坏的。在现如今无纸化办公的潮流下,纸质日志是一种非常不可靠的记录方式。
  • 多供应商服务:对于有很多实验室和数万件资本设备的大公司,他们大多选择采用厂商提供的Multi-Vendor(多品牌)服务。公司如Thermo Fisher Scientific,Perkin Elmer和Agilent都有相应的Multi-Vendor服务。他们作为全球最大的仪器设备生产商,具有得天独厚的优势,为客户提供仪器设备的维修维保服务,同时他们也在致力于抓取仪器设备的使用率信息。然而,他们的利用率信息抓取的方法,是通过在分析仪器的服务器、电脑上安装软件,进行监控。比如他们可以扫描自己厂商的分析软件的数据,抓取一些实验的关键参数,例如自动进样器的注射次数,甚至声称在不影响,不扫描实验本身的数据的前提下,扫描文件日志的大小,来判断设备运行的开关状态。所有这些技术和方法,前提都是要在实验仪器的相关联的电脑上安装软件。这就对实验室仪器利用率的监控带来了非常大的局限性:他们只能监控分析类仪器。而对于其他不和电脑相连的仪器设备,完全束手无策。例如离心机,超低温冰箱等等。这些设备站到实验室仪器的70%左右。其次,在电脑上安装其他软件,这对于实验室的信息安全性,带来潜在的风险。并且这个部署安装过程也极其耗时且对您的IT团队造成巨大负担。
iLabService解决方案

近年来,物联网技术已经广泛应用到工业以及民用领域。这是一项非常成熟的技术,却没有应用在最注重创新、科技含量最高的实验室行业。

iLabService 是一家专注于实验室行业解决方案的公司。我们对于实验室行业有着深入的了解,我们常年与科研人员并肩作战在实验室第一现场,为科研仪器设备提供维修维保服务,我们对于实验室用户的需求有着切身体会,尤其是用户对于流程以及合规性的重视程度。基于此,我们研发了适合实验室行业的物联网解决方案。我们的多传感器融合技术使我们可以抓取一切与仪器设备运行相关的各类参数,而不需要在与设备联机的电脑或服务器上安装第三方软件。

因此,在抓取设备利用率数据的时候,我们的解决方案不受仪器种类的局限,也不会对实验数据的安全性、保密性造成任何潜在威胁。我们对于监控对象的范围条件只有一条:只要您的设备需要接入电源即可。这使得我们能够抓取95%以上的实验设备的利用率。

我们不仅可以抓取单台设备的利用率情况,还可以将整个工作组的设备利用率也呈现在您面前。您可以清晰地看到设备集中使用是哪些时间段,而哪些是设备闲置的时间;我们还会将这些信息可视化,让您轻松简单地进行对比,不管是单台设备还是工作组的利用率情况一目了然。

有了这些信息,作为实验室经理或者管理者,您可以:

  • 优化保养计划:我们都知道,昂贵的仪器设备需要定期做保养计划以确保设备处在优良状态下进行工作,降低停机率。通常,昂贵的设备,保养计划也是一笔不小的开支。有了设备利用率信息,我们可以根据设备的使用强度合理增加或者减少保养。综合来讲,对于空闲设备,合理降低保养成本,对于繁忙设备,我们要确保足够的保养计划,防止设备疲劳产生不必要的停机,而对整个工作组造成巨大损失。
  • 年度预算:在我们的客户走访中,很多实验室经理提到年度预算的数据支持。有了利用率信息,预算不再是基于经验和手工记录信信息。您的预算将是基于准确的数据抓取,您可以依赖我们的数据分析,也可以随时随地下载利用率数据表。
  • 工作组资源平衡部署:您可以根据您的需求,按工作组或者设备类别浏览设备利用率信息。这些信息可以帮助您回答,“我们是否需要从新优化部署资源?如何部署?”
  • 资产健康度:我们还可以将您的资产利用率数据,和系统中资产维修维保管理数据,以及资产运行状态监控数据结合在一起,为您勾画出一个真实的设备健康状态。如此,才能够真正实现物联网的精髓,让您不论身处何地,都可以轻松“看”到,“听”到仪器设备的运行状态,协助您制定创新、有效的实验室运营策略。

结论

仪器设备是实验室的关键资产。随着现代研究和实验室工作流程的演变,我们也要跟上这些变化的步伐,让实验室资产管理变得智能化,使数据能够真正发挥它的价值。

资产状态监控以及预防维护是资产管理的核心和基础。资产利用率常常被人忽略却又是一个最容易捕捉数据,并且能够为管理者提供真实可靠的预算数据,以实现优化资源,合理配置资源,并且有效地避免了不必要的维保,同时也确保重点设备得到应有的维护,以降低停机率。

目前,捕捉利用率的传统方法虽然简单,但并不完美且需要大量的时间来实行。iLabService的IoT for Lab解决方案有效地攻克了这些难题。我们的多传感器融合技术,利用基于云的大数据分析,以及我们自有的机器学习算法模型,为您提供实时的多点多维度数据分析。

我们相信,数据是一切创新的基础。我们愿与您携手共建,为贵公司打造安全、灵活、可拓展的快速智能实验室物联网解决方案!

与我们联系

释普信息科技(上海)有限公司

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